Behandling av personopplysninger i AlmaRevisjon AS
Denne personvernerklæringen forteller hvordan Alma Revisjon AS samler inn og brukerpersonopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.
Her får du nærmere informasjon om hvilke personopplysninger vi typisk samler inn, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har dersom vi har personopplysninger om deg.
Henvendelse om vårbehandling av personopplysninger kan rettes til:
Henvendelsen vil bli fulgt opp av vår personvernansvarlig. Du kan også rette din henvendelse til din kontaktperson hos oss.
Dato for siste endring i vår personvernerklæring er 13.07.20.
AlmaRevisjon AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kraven i personvernreglene.
Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen. Det er også utarbeidet en atferdsnorm for behandling av personopplysninger i regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.
Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med
Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på due diligence-oppdrag, granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag. Sombehandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å etterleve kravene i personvernreglene som gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger,herunder at du får ivaretatt dine rettigheter.
I enkelte tilfeller er vi imidlertid databehandler for vår kunde. Det vil si at vi behandler dine personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv. hvor det er vår oppdragsgiver(behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi inngå en databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige.) Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.
Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til post@almarevisjon.no. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Nedenfor informerer vi om hvordan vi ivaretar de rettighetene som er mest aktuelle for vår virksomhet. Les mer om dine rettigheter etter personvernreglene på Datatilsynets nettsider.
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.
Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige undersøkelser for å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne anmodninger (personvern forordningen artikkel 12.5).
Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt, og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet.Vi er underlagt lovbestemt taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi behandler om deg som også gjelder andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger som gjelder en konflikt mellom deg og din arbeidsgiver. Da må du gå direkte til arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene.
Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre oppdrag. Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger. Revisorsvurdering skal også være uavhengig av muligheten til innsyn, jf. også personopplysningsloven§ 16 første ledd bokstav e.
Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha en berettiget interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis det er nødvendige for å forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).
Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å få rettet personopplysningene.
Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi pålagt gjennom revisorloven og standarder for god revisjonsskikk å skaffe oss forsvarlig dokumentasjon for våre konklusjoner i revisjonsberetninger og andre uttalelser vi avgir (revisjonsbevis). Denne oppdrags dokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte opplysninger. Den vil imidlertid også inneholde enkelte personopplysninger, slik som:
Det vil også kunne inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser
Vi utfører også regnskapsføreroppdrag. Da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder inkluderer personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.
Vi utfører også oppdrag som ikke er regulert på denne måten i revisorloven eller regnskapsførerloven. Det inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. I den grad det er nødvendig å samle inn personopplysningerfor å utføre disse oppdragene, skal vi vurdere om kunden har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall vil vi ikke påta oss oppdraget. Påtilsvarende måte som for revisjonsoppdrag (se ovenfor), vil det være snakk om personopplysningersom fremgår av dokumentasjon som er nødvendig som grunnlag for våre uttalelser, rapporter o.l.
Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre kundekontroll av alle våre kunder. Iden forbindelse skal vi bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden (på revisjonsoppdrag er det daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer selskapet/kunden. Vi skal registrere opplysninger om disse personene, inkludert kopi av legitimasjonsdokumenter som er benyttet for å bekrefte identiteten.
Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner skal ha med alt vi er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte personer. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.
I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontakt opplysninger om kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester (personvern forordningen artikkel 6.1.f).
Daglig leder har ansvaret for Alma Revisjon AS sine behandlinger av personopplysninger på almaevisjon.no med tilhørende undersider. Det er frivillig for de som besøker nettstedet å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev eller sende inn påmelding til arrangementer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Alma Revisjon AS er selv databehandler og leverandør av utvikling, vedlikehold og drift av almaevisjon.no med undersider.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes i nettskyen.
Alma Revisjon AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på almarevisjon.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.
Cookies – eller «informasjonskapsler» – er en standard teknologi som stort sett alle nettsteder benytter i dag. Cookies er små tekstfiler som blir lagret på datamaskinen din. Filene inneholder informasjon om for eksempel innstillinger du gjør på nettstedet, teknisk informasjon om enheten du bruker, hvilke sider på nettstedet vårt du besøker, og hvordan du navigerer mellom de ulike sidene.
Følgende informasjonskapsler brukes på almaevisjon.no:
Alma Revisjon AS bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Google Analytics bruker cookies. Informasjonen som blir generert av en slik cookie ved bruk av almaevisjon.no blir sendt til Google og lagret på servere i USA. Google bruker denne informasjonen til å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteten på nettstedet, og for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettsiden og bruk av Internett. Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter dersom lovgivningen skulle kreve dette, eller i tilfeller der tredjeparter håndterer informasjon på vegne av Google.
Vi bruker Facebook Pixles som registreres når du besøker almaevisjon.no for å kunne annonsere til deg i Facebook sitt nettverk. Flere nettsteder bruker slike cookies i dag slik at Facebook skal kunne vise deg annonser som er relevante for deg og din tidligere søkehistorikk. Slik kan Facebook også nedprioritere annonser som ikke er relevant eller interessante for deg, og gjøre din totale brukeropplevelse på Facebook bedre.
Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Grunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å oppfylle vår plikt til å rapportere opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV og Skatteetaten (personvern forordningen artikkel 6.1.c, ev.artikkel 9.2.b, jf. personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir oppbevart så lenge medarbeideren er ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket.
Dersom du søkerjobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått (personvernforordningen artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil ett år.
Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangs styring og krav til innebygd personvern i våre IT-systemer. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, skal opplysningene alltid sikres mot innsyn vedhjelp av kryptering (dette gjelder såkalte særlige kategorierpersonopplysninger, fødselsnummer og personopplysninger om straffbare forhold og lovovertredelser).
Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel.
Vi er underlagt taushetsplikt etter revisorloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov.
Etter revisorloven og forskrift til revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en ordne tog betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter som er benyttet til kundekontroll eller undersøkelse av mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven i fem år etter at kundeforholdet eller transaksjonen er avsluttet. Vi vil slette personopplysninger innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde dokumentasjonens om inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvern forordningen artikkel6.1.f).
I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av revisorloven, gjør vi det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig. Personopplysningene slettes normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.
Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land. Det samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter kun databehandlere som oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land.
For kunder som eren del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-landeller et land godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard personvernbestemmelser vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et konsern eller gruppe av foretak eller til noen som er bundet av Privacy Shield (USA).
Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt taushetsplikt.
Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss.
